Was ist Appointment Setting?
Appointment Setting bezeichnet die Vereinbarung von Erstterminen zwischen einem Anbieter und potenziellen Kunden durch einen spezialisierten Dienstleister. Der Anbieter führt das eigentliche Verkaufsgespräch selbst – oder gibt mit „Termine + Closing“ auch den Abschluss ab.
Warum IT-Security besondere Ansprache braucht
Security-Themen sind erklärungsbedürftig und vertrauenssensibel. Entscheider bekommen viele Anfragen, oft mit Angstmache. Wer hier anruft, muss sachlich, fachlich korrekt und respektvoll auftreten. Unsere Leitfäden entstehen deshalb mit einem gelernten Informatiker, der sechs Jahre in der IT gearbeitet hat und weiß, wie IT-Leiter über Risiken, Budgets und Prioritäten sprechen.
Praxisbeispiel: OEDIV SecuSys
Der CEO von OEDIV SecuSys hat sich für CalledIQ entschieden – statt für einen eigenen Stand auf der it-sa. Die Überlegung dahinter: Statt auf zufällige Gespräche am Messestand zu setzen, gezielt Termine mit den Entscheidern zu vereinbaren, die wirklich zur Zielgruppe passen.
So funktioniert Appointment Setting mit CalledIQ
Vom Kickoff bis zum Termin im Kalender:
- Briefing zu Ihren Security-Lösungen und Ihrer Zielgruppe
- Gemeinsame Kriterien für einen qualifizierten Termin
- Leitfaden aus IT-Sicht, freigegeben durch Sie
- Ansprache im Rahmen von § 7 UWG und DSGVO
- Transparenz im Kundenportal: jeder Termin mit Verlauf und Notizen
Abrechnung
CalledIQ rechnet über eine einmalige Onboarding-Gebühr und danach einen festen Preis pro qualifiziertem Termin ab. Bezahlt wird erst, nachdem Termine geliefert wurden – und nur für die Termine, die Sie selbst als qualifiziert bestätigen. Unqualifizierte Termine kosten 0 €.
Im Schnitt sind über unsere Kunden hinweg 50–70 % der Termine qualifiziert.
Das Problem: Security-Themen sind erklärungsbedürftig
Security-Anbieter sprechen mit Menschen, die zu Recht misstrauisch sind. Ein Anruf, der nach Angstmache oder Standardskript klingt, beendet das Gespräch sofort. Gleichzeitig ist der Weg zum Entscheider lang: Geschäftsführung, IT-Leitung und manchmal Datenschutz oder Compliance sind beteiligt.
Gutes Appointment Setting für IT-Security bedeutet deshalb: sachlich bleiben, den konkreten Anlass verstehen und nur dann einen Termin vereinbaren, wenn echtes Interesse besteht. Messen wie die it-sa sind eine Möglichkeit, solche Gespräche zu führen – planbare Telefonakquise ist eine andere, die laufend und nicht nur an wenigen Tagen im Jahr Ergebnisse liefert.
Was „qualifiziert“ konkret bedeutet
Der wichtigste Schritt passiert vor dem ersten Anruf: Wir legen gemeinsam mit Ihnen schriftlich fest, wann ein Termin als qualifiziert gilt. Für Security-Anbieter sind das meist IT-Leiter, Geschäftsführer oder Verantwortliche für Informationssicherheit, bei denen ein konkretes Thema ansteht. Diese Kriterien sind die Grundlage für den Gesprächsleitfaden und für die Abrechnung.
Nach jedem Termin bewerten Sie selbst im Kundenportal, ob er Ihre Kriterien erfüllt hat – mit den Status Qualified, Disqualified, No Show oder Closed Won. Nicht wir entscheiden, was zählt, sondern Sie. Termine, die Sie nicht als qualifiziert bestätigen, kosten 0 €. So bleibt die Zusammenarbeit fair und nachvollziehbar, auch wenn ein Gespräch einmal nicht passt.
- Entscheiderrolle: Wer nimmt am Termin teil und darf über das Thema mitentscheiden?
- Unternehmensprofil: Branche, Größe und Region, die zu Ihrem Angebot passen.
- Bedarf: Gibt es ein konkretes Thema oder einen erkennbaren Anlass für das Gespräch?
- Zeitrahmen: Ist eine Entscheidung in absehbarer Zeit realistisch?
Transparenz im Kundenportal
Sie müssen nicht auf einen Monatsbericht warten. Im CalledIQ-Kundenportal sehen Sie jeden vereinbarten Termin mit Datum, Ansprechperson, Firma und Position. Sie können Termine kommentieren, Kolleginnen und Kollegen per @-Erwähnung einbinden und Verschiebungen mit vollständigem Verlauf nachverfolgen. Das Dashboard zeigt Monatsziel, Funnel und Umsatz-Trend; Reports und Abrechnung liegen am selben Ort. Das Portal lässt sich außerdem als App auf dem Handy installieren.
Zusätzlich haben Sie eine feste Ansprechperson (1:1), die Ihr Projekt kennt und Rückmeldungen aus Ihren Terminen direkt in die Ansprache übernimmt.
Optional: Termine + Closing
Wenn Ihnen im Vertrieb die Kapazität für die Folgegespräche fehlt, bieten wir das Zusatzpaket „Termine + Closing“ an. Dann übernimmt unser Salesleiter Peer Retzlaff, der Outbound- und Closing-Erfahrung aus zahlreichen B2B-Projekten mitbringt, auch die weiteren Gespräche bis zum Abschluss. So arbeiten wir zum Beispiel laufend für AxpeditIT GmbH: mindestens 15 Termine pro Woche plus Closing.
Ob das für Sie sinnvoll ist, klären wir im Strategiegespräch – viele Kunden starten mit reiner Terminierung und entscheiden später.